PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

RINGKASAN

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian, akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.

Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.

Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

A. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya. Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:

1. Biaya-biaya berlebihan
2. Pendapatan menurun
3. Kehilangan Aktiva
4. Akuntansi yang tidak akurat
5. Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
6. Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
7. Kerugian kompetitif
8. Penipuan dan penggelapan, seperti:
- Kejahatan kerah putih - Penipuan Manajemen - Pelaporan keuangan yang keliru - Kejahatan perusahaan

B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.


Tanggung Jawab Manajamen
Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :

1. Filosofi dan gaya operasional manajemen
2. Struktur organisasi
3. Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya
4. Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab
5. Metode-metode pengendalian manajemen
6. Fungsi audit intern
7. Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian
8. Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan

c. Prosedur-prosedur pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

• Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi
• Prosedur-prosedur oprasi umum
• Masalah pengendalian peralatan
• Pengendalian peralatan dan akses data

Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :
1.Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi
Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.
Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.
Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.
Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer. 2.Prosedur-prosedur oprasi umum
Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.
Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.

b.Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern

a.Etika dan Budaya Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar. Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

Soal :
1. Sebutkan Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis ?
2. Apa yang dimaksud dengan Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern ?
3. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen, kecuali ?
a. Lingkungan pengendalian c. Sistem Produksi
b. sistem akuntansi d. Prosedur-prosedur pengendalian
4. apa yang dimaksud dengan Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi ?
5. Di dalam pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari ?

Jawaban :

1. Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis antara lain :

• Biaya-biaya berlebihan
• Pendapatan menurun
• Kehilangan Aktiva
• Akuntansi yang tidak akurat
• Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
• Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
• Kerugian kompetitif
• Penipuan dan penggelapan.

2. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai.
3. c. Sistem Produksi
4. Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi.
5. Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi

Tugas minggu ke 3 PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

3. PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

3.1. Arus transaksi : tinjauan sekilas

Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2). Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

3.2. Komponen – komponen sistem pemrosesan transaksi.

-Masukan

Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan

-Pemrosesan

Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.

Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

-Penyimpanan

Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.

-Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.

Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

-Keluaran

Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

3.3. Perancangan sistem tata buku berpasangan.

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

3.4. Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi.

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

—Tujuan pengkodean :

Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

Meringkas data

Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

Kode Angka Blok (block numerical code)

Kode Angka Kelompok (group numerical code)

Kode Angka Desimal (decimal code)

Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)

3.5. Perancangan formulir dan pertimbangan - pertimbangan penyimpanan catatan.

untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi

manfaat formulir adalah :

1. untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2. untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

Soal :

1. Apa yang di maksud dengan Arus Transaksi?

2. Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu?

3. Apa yang di maksud dengansistem buku berpasangan?

4. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode yaitu kode?

a. Mencatat, menyimpan dan mengirim

b. mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

c. Mencatat, memproses serta mengambil data keuangan.

d. Membaca, memproses, mengedit dan mengambil data keluar.

5. Sebutkan Komponen – komponen sistem pemrosesan transaksi terdiri atas apa saja?

a. Penyimpanan, pengeditan dan pengiriman.

b. Masukan, proses, dan keluar.

c. Masukan,Pemrosesan, Penyimpanan, Ledger , Keluaran

d. Proses, penyimpanan dan pembukuan.

Jawaban :

1. Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2)

2. motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

3. Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

4. b. mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

5. c. Masukan,Pemrosesan, Penyimpanan, Ledger , Keluaran

sumber :

http://fillanleader.blogspot.com/2012/10/tugas-sistem-informasi_3659.html

minggu 1 Sistem Informasi Akuntasi

1. Tinjauan Sekilas Sistem Informasi Akuntansi

1.1. Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

Dalam kehidupan kita sehari-hari, informasi menjadi suatu hal yang penting. Dengan informasi kita dapat mengetahui apa saja yang terjadi di dunia baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Informasi juga dapat membantu dalam mengambil keputusan. Suatu perusahaan besar tidak akan mengambil keputusan semudah membalikkan telapak tangan tanpa adanya informasi, karena meskipun kecil informasi yang mereka dapatkan akan menjadi penentu bagi kemajuan perusahaan tersebut.

Informasi dapat berupa data atau system. Suatu system informasi dibagi menjadi lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, serta pengadaan informasi. Masing-masing fungsi tersebut saling berkaitan satu sama lain.

Keterkaitan system informasi dalam organisasi bisnis sangatlah erat. Dalam bisnis, teknologi informasi mempunyai dampak terhadap semua system informasi akuntansi. Dalam meningkatkan system informasi, suatu perusahaan menginstalasikan computer menggunakan model-model untuk mengambil sebuah keputusan dan mempelajari kebutuhan informasi.

Akuntan berperan sebagai perancang sekaligus pemakai(user) dalam sistem informasi akuntansi. Mereka terlibat langsung dalam penetapan persyaratan untuk informasi. Mereka diharuskan mempelajari seperangkat pengetahuan umum tentang informasi.

1.2. Siklus – Siklus Pemrosesan Transaksi

Siklus informasi akuntansi dapat meliputi aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan, diantaranya adalah siklus pendapatan , siklus pengeluaran , siklus produksi dan siklus keuangan. Serta siklus pelaporan keuangan yang memperoleh data akuntansi dan siklus lain untuk menghasilkan laporan sesuai prinsip-prinsip akuntansi umum. Siklus-siklus tersebut sangat erat kaitannya terhadap hasil akhir yaitu berupa laporan keuangan perusahaan.

1.3. Akuntansi & Teknologi Informasi

Teknologi informasi berdampak signifikan terhadap system informasi akuntansi pada suatu perusahaan. Diantara lainnya adalah pada pemrosesan data yang mengalami perubahan dari manual ke system computer. Proses ini sangat mempengaruhi proses audit, karena audit memerlukan laporan keuangan sebagai objeknya. Dengan begitu, audit juga mengalami kemajuan dalam hal teknologi informasi. Karena jika mereka tidak mengalami kemajuan, akan berdampak tidak baik dengan klien perusahaan yang terbiasa dengan kemudahan-kemudahan yang ada.

1.4. Akuntan & Pengembangan

Perkembangan system informasi sangat berpengaruh pada akuntan atau pelaku (user) akuntansi, yang sebelumnya mereka terbiasa dengan mencatat buku besar di kertas(buku), saat ini mereka dituntut untuk dapat mencatat, mengolah data dan menyimpannya dalam computer. Namun pada dasarnya, hal demikian tidak memerlukan waktu yang banyak untuk akuntan menguasainya.

Teknik akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang dan mendokumentasikan system yang berkaitan. Akuntan juga bisa membuat system akuntansi baik untuk kebutuhan perusahaan ataupun untuk akuntan sendiri selaku konsultan.

Pertanyaan :

1. Apa gunanya sistem informasi dan organisasi bisnis didalam suatu perusahaan?
2. Ada beberapa fungsi utama system informasi dan sebutkan?
3. siklus informasi akutansi dapat meliputi aktivitas-aktivitas yang berkaitan denganperusahaan diantaranya?
4. Apa yang termasuk kedalam sistem informasi dan organisasi bisnis?
5. Pengembangan system informasi sangat berpengaruh pada?

Jawaban :

1. untuk mengetahui apa saja yang terjadi didunia baik didalam negeri maupun diluar negeri karena didalam suatu perusahaan informasi dapat membantu dalam mengambil keputusan.
2. Ada 4 fungsi system informasi yaitu :
a. pengumpulan data
b. pengolahan data
c. pengendalian dan pengolahan data
d. serta pengadaan informasi
3. siklus pendapatan,siklus pengeluaran,siklus produksi,dan siklus keuangan
4. c. pengolahan data
5. b. akuntan/pelaku(user)

Minggu ke 2 Sistem Informasi Akutansi

Tugas Minggu 2

2. Teknis dan Dokumentasi sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.

2.1. Penggunaan teknik – teknik sistem

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :

- Pengawasan Lingkungan

- Sistem Akuntansi

- Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

• Pengujian Ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.

Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.

Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

• Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

2.2 Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a. dokumentasi sistem yang sudah ada.

b. Mendesain sistem baru

c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1. Dokumen flowchart

2. Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :

- High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

- Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

- Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO

- Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

- Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Soal :

1. Apa yang dimaksud dengan teknik sistem?

2. Apa saja penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing?

3. Apa yang dimaksud dengan bagan arus sistem?

4. Langkah-langkah apa saja dalam menyusun dokumen flowchart?

5. Bagan arus (flowchart) merupakan alat yang digunakan untuk, kecuali?

a. Analisis sistem

b. Dokumen sistem yang sudah ada

c. Mendesain sistem baru

d. Memberi petunjuk bagi programmer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer

Jawaban :

1. Teknis sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang dan mendukentasikan sistem dan hubungan antar sub sistem yang berkaitan.

2. - Evaluasi struktur pengendalian intern

- Pengujian ketaatan

- Kertas Kerja

- Analisis sistem

- Desain sistem

- Implementasi sistem

3. a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem

b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan

c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen dibuat, diproses dan dipergunakan

d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan

5. a. Analisis sistem